Schriftform – warum ein eingescannter Brief per E-Mail oft nicht reicht
„Schriftlich“ heißt im Recht nicht einfach „aufgeschrieben“. Viele glauben, eine Kündigung sei schriftlich, wenn sie unterschrieben, eingescannt und per E-Mail verschickt wird. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist eine solche Erklärung aber unwirksam. Hier lesen Sie, was Schriftform bedeutet, wo sie gilt und wann eine E-Mail genügt.
Was Schriftform bedeutet
Schriftform heißt: Die Erklärung steht auf Papier und ist eigenhändig im Original unterschrieben. Genau dieses Blatt mit der echten Unterschrift muss beim Empfänger ankommen. Eine Kopie genügt nicht.
Unterschreiben, einscannen, mailen – das reicht nicht
Auf dem Scan, der Kopie oder dem Foto ist nur ein Abbild der Unterschrift zu sehen, nicht die Unterschrift selbst. Deshalb wahren folgende Wege die Schriftform nicht:
– eine E-Mail mit eingescannter Unterschrift,
– ein Fax,
– ein Foto per WhatsApp,
– eine Unterschrift auf dem Tablet.
Eine elektronische Form kann die Schriftform nur mit einer besonderen, qualifizierten elektronischen Signatur ersetzen. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist auch das ausgeschlossen.
Wo die Schriftform gilt
– Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer
– Aufhebungsvertrag über ein Arbeitsverhältnis. Ein Mietaufhebungsvertrag ist dagegen an keine Form gebunden. Schriftlich festhalten sollte man ihn trotzdem.
– Befristung eines Arbeitsvertrags, mit wenigen Ausnahmen
– Kündigung einer Wohnung, durch Mieter und Vermieter
– Wohnungsmietvertrag, der für länger als ein Jahr fest abgeschlossen wird
Wann eine E-Mail genügt
Für manche Erklärungen verlangt das Gesetz nur die Textform. Dann genügt eine lesbare Erklärung, aus der hervorgeht, wer sie abgibt, zum Beispiel eine E-Mail, ein Fax oder eine Nachricht. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Das gilt zum Beispiel:
– für ein Mieterhöhungsverlangen,
– für die Ankündigung einer Modernisierung,
– seit 2025 für viele Nachweise im Arbeitsverhältnis, etwa über die Vertragsbedingungen,
– für Anträge auf Elternzeit.
Bei Gewerberäumen genügt für Mietverträge seit 2025 ebenfalls die Textform. Mehr dazu lesen Sie unter Gewerbe- oder Wohnungsmiete.
Was bei falscher Form passiert
Eine Kündigung, die nicht in der vorgeschriebenen Form erklärt wird, ist unwirksam. Das Arbeits- oder Mietverhältnis besteht dann fort. Wer kündigen will, muss es noch einmal richtig tun, und laufende Kündigungsfristen beginnen erst dann.
Ist ein Wohnungsmietvertrag über mehr als ein Jahr nicht in Schriftform geschlossen, gilt er als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Er kann dann früher gekündigt werden als vereinbart.
Was Sie tun sollten
– Unterschreiben Sie wichtige Erklärungen eigenhändig, und schicken Sie das Original. Behalten Sie eine Kopie.
– Sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang beweisen können. Wie das geht, lesen Sie unter Kündigung richtig zustellen.
– Haben Sie eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp erhalten, ignorieren Sie sie nicht. Lassen Sie sie zügig prüfen.
– Bei einem Bußgeldbescheid steht in der Rechtsbehelfsbelehrung, in welcher Form Sie Einspruch einlegen können. Eine einfache E-Mail kann unwirksam sein.
Ich unterstütze Sie
Ich prüfe, ob eine Kündigung oder eine andere Erklärung formgerecht ist, und setze Erklärungen für Sie so auf, dass sie wirksam ankommen.
Rufen Sie mich an unter 04242 57487-57 oder schreiben Sie mir an info@kanzlei-kalweit.de.
Schriftform – warum ein eingescannter Brief per E-Mail oft nicht reicht
„Schriftlich“ heißt im Recht nicht einfach „aufgeschrieben“. Viele glauben, eine Kündigung sei schriftlich, wenn sie unterschrieben, eingescannt und per E-Mail verschickt wird. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist eine solche Erklärung aber unwirksam. Hier lesen Sie, was Schriftform bedeutet, wo sie gilt und wann eine E-Mail genügt.
Was Schriftform bedeutet
Schriftform heißt: Die Erklärung steht auf Papier und ist eigenhändig im Original unterschrieben. Genau dieses Blatt mit der echten Unterschrift muss beim Empfänger ankommen. Eine Kopie genügt nicht.
Unterschreiben, einscannen, mailen – das reicht nicht
Auf dem Scan, der Kopie oder dem Foto ist nur ein Abbild der Unterschrift zu sehen, nicht die Unterschrift selbst. Deshalb wahren folgende Wege die Schriftform nicht:
– eine E-Mail mit eingescannter Unterschrift,
– ein Fax,
– ein Foto per WhatsApp,
– eine Unterschrift auf dem Tablet.
Eine elektronische Form kann die Schriftform nur mit einer besonderen, qualifizierten elektronischen Signatur ersetzen. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist auch das ausgeschlossen.
Wo die Schriftform gilt
– Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer
– Aufhebungsvertrag über ein Arbeitsverhältnis. Ein Mietaufhebungsvertrag ist dagegen an keine Form gebunden. Schriftlich festhalten sollte man ihn trotzdem.
– Befristung eines Arbeitsvertrags, mit wenigen Ausnahmen
– Kündigung einer Wohnung, durch Mieter und Vermieter
– Wohnungsmietvertrag, der für länger als ein Jahr fest abgeschlossen wird
Wann eine E-Mail genügt
Für manche Erklärungen verlangt das Gesetz nur die Textform. Dann genügt eine lesbare Erklärung, aus der hervorgeht, wer sie abgibt, zum Beispiel eine E-Mail, ein Fax oder eine Nachricht. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Das gilt zum Beispiel:
– für ein Mieterhöhungsverlangen,
– für die Ankündigung einer Modernisierung,
– seit 2025 für viele Nachweise im Arbeitsverhältnis, etwa über die Vertragsbedingungen,
– für Anträge auf Elternzeit.
Bei Gewerberäumen genügt für Mietverträge seit 2025 ebenfalls die Textform. Mehr dazu lesen Sie unter Gewerbe- oder Wohnungsmiete.
Was bei falscher Form passiert
Eine Kündigung, die nicht in der vorgeschriebenen Form erklärt wird, ist unwirksam. Das Arbeits- oder Mietverhältnis besteht dann fort. Wer kündigen will, muss es noch einmal richtig tun, und laufende Kündigungsfristen beginnen erst dann.
Ist ein Wohnungsmietvertrag über mehr als ein Jahr nicht in Schriftform geschlossen, gilt er als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Er kann dann früher gekündigt werden als vereinbart.
Was Sie tun sollten
– Unterschreiben Sie wichtige Erklärungen eigenhändig, und schicken Sie das Original. Behalten Sie eine Kopie.
– Sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang beweisen können. Wie das geht, lesen Sie unter Kündigung richtig zustellen.
– Haben Sie eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp erhalten, ignorieren Sie sie nicht. Lassen Sie sie zügig prüfen.
– Bei einem Bußgeldbescheid steht in der Rechtsbehelfsbelehrung, in welcher Form Sie Einspruch einlegen können. Eine einfache E-Mail kann unwirksam sein.
Ich unterstütze Sie
Ich prüfe, ob eine Kündigung oder eine andere Erklärung formgerecht ist, und setze Erklärungen für Sie so auf, dass sie wirksam ankommen.
Rufen Sie mich an unter 04242 57487-57 oder schreiben Sie mir an info@kanzlei-kalweit.de.
