Kündigung richtig zustellen – warum das Einwurf-Ein­schreiben nicht mehr reicht

Wer kündigt, abmahnt, mahnt, eine Frist setzt oder einen Mangel der Mietsache anzeigt, muss im Streit beweisen, dass seine Erklärung angekommen ist, und zwar rechtzeitig. Das gilt für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer, für Vermieter wie für Mieter. Wie und wann Sie zustellen, entscheidet deshalb oft darüber, ob Ihre Kündigung wirkt und ob die Frist gewahrt ist. Jahrzehntelang galt das Einwurf-Ein­schreiben als sicherer Weg. Darauf können Sie sich heute nicht mehr verlassen.

Warum der Zugang so wichtig ist

Eine Kündigung oder Mahnung wird erst wirksam, wenn sie beim Empfänger ankommt. Nach diesem Tag richten sich Fristen, etwa die Kündigungs­frist oder die Frist für eine Kündigungs­schutz­klage. Bestreitet der Empfänger, das Schreiben erhalten zu haben, muss der Absender den Zugang beweisen. Gelingt das nicht, ist die Erklärung so zu behandeln, als wäre sie nie abgegeben worden.

Was sich geändert hat

Früher klebte der Zusteller beim Einwurf ein Etikett ab, unterschrieb auf einem Beleg und vermerkte das Datum. Darauf ließ sich ein Beweis aufbauen. Später stellte die Post auf ein elektronisches Scan-Verfahren um. Nach den Feststellungen des Bundes­arbeits­gerichts entstand der Vermerk dabei schon, bevor der Brief eingeworfen war. Er zeigte also nur, dass der Zusteller mit der Sendung am Briefkasten war, nicht, dass sie im richtigen Briefkasten gelandet ist. Das Gericht hat deshalb im Mai 2026 entschieden, dass ein Einwurf-Ein­schreiben bei diesem Verfahren keinen Beweis für den Zugang bietet, auch nicht zusammen mit dem Sendungs­status oder einem Auslieferungs­beleg.

Die Post hat ihr Verfahren daraufhin geändert: Der Zusteller bestätigt den Einwurf jetzt erst, nachdem er den Brief eingeworfen hat. Ob die Gerichte das wieder als Beweis anerkennen, ist noch nicht entschieden. Selbst dann bliebe ein Problem: Der Beleg sagt nichts darüber, was im Umschlag war. Verlassen Sie sich deshalb bei wichtigen Schreiben weiterhin nicht auf das Einwurf-Ein­schreiben.

Auch andere Wege haben Lücken

– Einschreiben mit Rückschein: Ist der Empfänger nicht zu Hause, erhält er nur eine Benach­richtigung. Holt er den Brief nicht ab, ist er in der Regel nicht zugegangen.

– E-Mail: Das Absenden beweist nicht, dass die Nachricht angekommen ist. Für Kündigungen von Arbeits- und Wohnungs­miet­verhält­nissen reicht eine E-Mail ohnehin nicht, sie müssen schriftlich mit Unterschrift erklärt werden.

– Bei jedem Einschreiben: Der Beleg zeigt bestenfalls, dass ein Umschlag ankam, nicht, was darin war.

Was heute sicher ist

– Persönliche Übergabe vor Zeugen: Übergeben Sie das Schreiben im Beisein eines Zeugen, der den Inhalt kennt. Lassen Sie sich den Empfang zusätzlich mit Datum und Unterschrift bestätigen.

– Bote: Eine zuverlässige Person liest das Schreiben, steckt es selbst in den Umschlag und wirft es in den Briefkasten des Empfängers oder übergibt es. Sie hält Datum, Uhrzeit, Ort und Art der Zustellung schriftlich fest und unterschreibt. Im Streit kann sie als Zeuge aussagen.

– Gerichts­voll­zieher: Er stellt das Schreiben förmlich zu. Das ist der sicherste, aber auch teuerste Weg und vor allem bei besonders wichtigen Erklärungen sinnvoll.

Auf die Uhrzeit kommt es an

Ein Schreiben im Briefkasten gilt nicht automatisch im Moment des Einwurfs als zugegangen. Maßgeblich ist, wann man üblicherweise in den Briefkasten schaut. Das richtet sich nach den üblichen Post­zustell­zeiten vor Ort.

– Einwurf während der üblichen Zustell­zeit: Das Schreiben ist noch am selben Tag zugegangen.

– Einwurf danach, etwa am Abend: Das Schreiben geht erst am nächsten Tag zu. Wann die übliche Zustell­zeit endet, ist von Ort zu Ort verschieden.

– Sonn- und Feiertage: An diesen Tagen wird keine Post zugestellt. Ein Einwurf gilt deshalb in der Regel erst am nächsten Werktag als zugegangen. Samstags wird dagegen zugestellt. Mehr dazu unter Ist Samstag ein Werktag?.

So vermeiden Sie Probleme

– Lassen Sie den Boten möglichst am Vormittag einwerfen.

– Halten Sie Datum und genaue Uhrzeit des Einwurfs fest. Am besten notieren Sie das gemeinsam mit dem Boten und lassen es von ihm unterschreiben.

– Warten Sie nicht bis zum letzten Tag einer Frist. Kommt das Schreiben einen Tag zu spät an, kann die Frist verpasst sein, zum Beispiel bei einer Kündigung zum Monatsende.

Was Sie tun sollten

– Verlassen Sie sich bei Kündigungen, Abmahnungen und Frist­setzungen nicht auf das Einschreiben.

– Planen Sie genug Zeit ein. Maßgeblich ist der Tag, an dem das Schreiben beim Empfänger ankommt, nicht der Tag, an dem Sie es abschicken.

– Dokumentieren Sie am besten gemeinsam mit dem Boten, wer welches Schreiben wann in welchen Umschlag gesteckt und zugestellt hat, und bewahren Sie eine Kopie auf.

Ich unterstütze Sie

Ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, Vermieter oder Mieter sind: Ich berate Sie, wie Sie Ihre Kündigung oder andere wichtige Erklärungen sicher zustellen, setze sie für Sie auf und kümmere mich bei Bedarf um die Zustellung.

Rufen Sie mich an unter 04242 57487-57 oder schreiben Sie mir an info@kanzlei-kalweit.de.