Arbeits­zeugnis – was die Formulierungen bedeuten

Ein Arbeits­zeugnis begleitet Sie bei jeder Bewerbung. Es klingt fast immer freundlich, und gerade deshalb ist schwer zu erkennen, was es wirklich aussagt. Hinter höflichen Sätzen kann sich eine mittelmäßige oder sogar schlechte Bewertung verbergen.

Ihr Anspruch auf ein Zeugnis

Wenn Ihr Arbeits­verhält­nis endet, haben Sie Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis nennt nur, was Sie gemacht haben und wie lange. Sie können aber ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, das auch Ihre Leistung und Ihr Verhalten bewertet. Für Bewerbungen ist fast immer das qualifizierte Zeugnis gefragt.

Seit 2025 darf der Arbeitgeber das Zeugnis auch elektronisch erteilen, aber nur, wenn Sie einverstanden sind. Sie können weiterhin ein Zeugnis auf Papier verlangen.

Wahr und wohlwollend

Ein Zeugnis muss wahr sein. Innerhalb dieser Grenze soll es wohlwollend formuliert sein und Ihr berufliches Fortkommen nicht unnötig erschweren. Es muss klar und verständlich sein. Versteckte Botschaften und Geheimzeichen sind verboten.

Die Zeugnis­sprache

Trotzdem hat sich eine eigene Zeugnis­sprache entwickelt. Die Gesamt­bewertung Ihrer Leistung steckt meist in einem einzigen Satz:

– „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht der Note sehr gut,

– „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ entspricht gut,

– „zu unserer vollen Zufriedenheit“ entspricht nur befriedigend,

– „zu unserer Zufriedenheit“ entspricht ausreichend,

– „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ entspricht mangelhaft.

Ein einziges fehlendes „stets“ macht also aus einem guten ein durchschnittliches Zeugnis.

Das Datum

Auch das Datum sagt etwas aus. In der Regel trägt ein Zeugnis das Datum, an dem das Arbeits­verhält­nis endet. Liegt das Ausstellungs­datum Wochen oder Monate später, kann ein künftiger Arbeitgeber daraus schließen, dass es Streit um das Zeugnis gab.

Muss Ihr Arbeitgeber das Zeugnis berichtigen, bekommt die neue Fassung deshalb das Datum des ursprünglichen Zeugnisses. Das gilt, wenn Sie die Berichtigung rechtzeitig verlangt haben und die Verzögerung nicht bei Ihnen liegt. Ein berichtigtes Zeugnis, das erkennbar später ausgestellt wurde, sollten Sie nicht hinnehmen.

Die Schluss­formel

Am Ende eines guten Zeugnisses steht meist ein Satz wie: „Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr, danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und private Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

Dieser Satz wird genau gelesen. Fehlt er ganz, oder fehlen Bedauern und Dank und bleibt nur ein knappes „Wir wünschen ihr alles Gute“, verstehen viele Leser das als Abwertung, auch wenn der übrige Text gut ist.

Einen Anspruch auf eine solche Schluss­formel haben Sie allerdings nicht. Daraus folgt dreierlei:

– Sie können nicht verlangen, dass Ihr Arbeitgeber eine bestimmte Formel schreibt oder eine vorhandene umformuliert.

– Sind Sie mit seiner Schluss­formel nicht einverstanden, können Sie verlangen, dass sie ganz gestrichen wird.

– Hat Ihr Arbeitgeber die Schluss­formel einmal ins Zeugnis geschrieben, darf er sie nicht wieder herausnehmen, nur weil Sie andere Korrekturen verlangen.

Deshalb lohnt es sich, den Wortlaut der Schluss­formel mit auszuhandeln, wenn das Arbeits­verhält­nis durch einen Aufhebungs­vertrag oder einen Vergleich endet.

Worauf Sie außerdem achten sollten

– Lücken: Fehlt etwas, das man erwarten würde, etwa eine Aussage zum Verhalten gegenüber Vorgesetzten, kann gerade das Schweigen eine Bewertung sein.

– Reihenfolge: Wird Nebensächliches betont und das Wesentliche nur kurz erwähnt, wirkt das negativ.

Briefkopf, Anschrift und Unterschrift

Ein Zeugnis wird nicht nur nach seinem Inhalt beurteilt, sondern auch nach seiner äußeren Form.

– Briefpapier: Verwendet Ihr Arbeitgeber im Geschäfts­verkehr üblicherweise Firmenbögen, muss auch das Zeugnis auf Firmenpapier mit Name und Anschrift des Unternehmens stehen. Ein Zeugnis auf neutralem Papier kann wirken, als habe der Arbeitgeber es nicht ernst genommen oder nur einen fremden Entwurf unterschrieben.

– Anschrift: Ihre eigene Anschrift gehört nicht ins Zeugnis. Einige Gerichte sehen in einem ausgefüllten Adressfeld den Hinweis, dass das Zeugnis erst nach einem Streit per Post verschickt wurde. Ein Zeugnis ohne Anschrift ist deshalb die bessere Wahl. Wird es verschickt, gehört die Anschrift auf ein Begleit­schreiben.

– Unterschrift: Das Zeugnis muss eigenhändig unterschrieben sein, und zwar vom Arbeitgeber selbst, vom Geschäftsführer oder zumindest von einem Vorgesetzten, der im Rang über Ihnen steht. Seine Stellung im Unternehmen muss aus dem Zeugnis hervorgehen, etwa durch die Angabe „Geschäftsführer“ oder „Leiterin der Abteilung …“ unter der Unterschrift. Unterschreibt nur jemand aus der Personal­verwaltung ohne erkennbare Leitungs­funktion, verliert das Zeugnis an Gewicht.

– Knicke: Ihr Arbeitgeber darf das Zeugnis zum Versenden zweimal falten, damit es in einen üblichen Geschäfts­umschlag passt. Die Knicke dürfen sich aber nicht auf Kopien abzeichnen, etwa als dunkle Linien. Kopierfähig muss das Zeugnis bleiben.

– Sauberkeit: Flecken, Durch­streichungen oder Tippfehler haben in einem Zeugnis nichts zu suchen.

Abholen oder zuschicken?

Grundsätzlich müssen Sie Ihr Zeugnis beim Arbeitgeber abholen oder abholen lassen. Ihr Arbeitgeber muss es dort bereithalten, zuschicken muss er es in der Regel nicht.

Anders kann es sein, wenn Ihnen das Abholen nicht zuzumuten ist, etwa weil Sie weit weggezogen oder krank sind. Dasselbe gilt, wenn Sie das Zeugnis rechtzeitig verlangt haben und es zum Ende des Arbeits­verhält­nisses trotzdem nicht fertig war. Dann muss Ihr Arbeitgeber es Ihnen zusenden.

Bitten Sie am besten rechtzeitig vor Ihrem letzten Arbeitstag schriftlich um Ihr Zeugnis. Das schafft Klarheit und hilft, wenn es später Streit gibt.

Zwischen­zeugnis

Auch während des Arbeits­verhält­nisses können Sie ein Zeugnis verlangen, wenn es dafür einen guten Grund gibt. Das ist etwa der Fall, wenn Ihr Vorgesetzter wechselt, Sie versetzt werden, eine Elternzeit beginnt oder Sie sich anderweitig bewerben möchten.

Wenn das Zeugnis nicht stimmt

Sie können verlangen, dass ein unrichtiges Zeugnis berichtigt wird, notfalls vor dem Arbeits­gericht. Dabei gilt: Bescheinigt Ihnen der Arbeitgeber eine durchschnittliche Leistung, müssen Sie darlegen und beweisen, dass Ihnen eine bessere Note zusteht. Will der Arbeitgeber Sie schlechter als durchschnittlich bewerten, muss er das begründen.

Was Sie tun sollten

– Lesen Sie Ihr Zeugnis sofort nach Erhalt genau und nicht nur auf den ersten Eindruck hin.

– Warten Sie nicht zu lange. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten Ausschluss­fristen, nach deren Ablauf Ansprüche verfallen.

– Endet Ihr Arbeits­verhält­nis mit einem Aufhebungs­vertrag oder einem Vergleich, sollte der Wortlaut des Zeugnisses gleich mit vereinbart werden.

Ich unterstütze Sie

Ich prüfe Ihr Arbeits­zeugnis, erkläre Ihnen, was die Formulierungen bedeuten, und fordere bei Bedarf eine Berichtigung von Ihrem Arbeitgeber, außergerichtlich oder vor dem Arbeits­gericht.

Rufen Sie mich an unter 04242 57487-57 oder schreiben Sie mir an info@kanzlei-kalweit.de.